19 lis 2020

Projektni menadžment sportskih događaja

Metodologija Project Management Instituta umnogome je primjenjiva u upravljanju sportskim manifestacijama. Iniciranje, planiranje, provedba, kontrola i zatvaranje projekta (Project Life Cycle) sastavne su faze organizacije sportskih događaja, od Olimpijskih igara kojima je domaćin grad, Svjetskih nogometnih prvenstava kojima je domaćin država, sve do nacionalnih i lokalnih sportskih priredbi u režiji udruga građana ili lokalnih zajednica. Dok su velike sportske manifestacije sufinancirane od strane države odnosno sredstava poreznih obveznika, TV pravima, licencama, prodajom karata, potpomognute krovnom organizacijom, međunarodnim i domicilnim sponzorima (ukupan budžet ZOI u Sočiju 2014. godine iznosio je primjerice 51 milijardu USD), manja sportska natjecanja uvelike ovise o broju sudionika odnosno kotizacijama.

 

Međutim, analogija organizacijske strukture za pripremu velikih sportskih događaja može se, s razlikom u obujmu, preslikati i na natjecanja nižega ranga, a podrazumijeva koordinacijska tijela za donošenje odluka, specijalizirane sektore (Sport; Financijski i pravni poslovi; Međunarodni odnosi; Akreditacije; Ticketing; Sigurnost; Smještaj i prehrana; Transport; Informacijske tehnologije; Marketing; Merchandising; Mediji; Protokol i ceremonije; Medicinska skrb; Logistika; Sektor za volontere itd.) te poseban sektor za projektni menadžment. Sektor za projektni menadžment osnovna je potpora organizacijskome timu u postavljanju i postizanju ključnih operativnih ciljeva (Milestones), koji označavaju preduvjete za uspješnu provedbu sportske priredbe. Takve zadaće podrazumijevaju praćenje budžeta, izradu operativnih dnevnih planova (Daily Run Sheet), planove (de)instalacije sportskih objekata (Venue Installation Plans), provedbu simulacija i testnih priredbi, sponu između koordinacijskih tijela i ostalih jedinica, utvrđivanje lanaca komunikacije, upravljanje rizicima, eksterno izvještavanje krovnoj organizaciji itd. Događaji koji podrazumijevaju aktivnosti u više od 50 sportskih objekata, kao i oni koji se održavaju u jednome objektu, zahtijevaju povećanje ljudskih resursa u fazi provedbe natjecanja. Faza implementacije podrazumijeva provedbu, praćenje i kontrolu planiranih aktivnosti, uglavnom putem Operacijskog Centra koji, okupljanjem odgovornih osoba na jednome mjestu, osigurava optimalnu komunikaciju, podršku mikro-lokacijama, omogućuje brzo donošenje odluka te efikasno rješavanje problema. Zatvaranje projekta zahtijeva evaluaciju i izvještavanje, a sportske priredbe ostavljaju nasljeđe za budućnost (legacy), primjerice u vidu infrastrukture, ali i educiranosti za provedbu budućih natjecanja (know-how). Jedan od najvećih izazova upravljanja sportskim događajima jest korupcija u područjima financijskoga upravljanja, javne nabave, izgradnje infrastrukture, transparentnosti uključenja privatnih tvrtki, drugih partikularnih interesa i sl., a može se uvelike prevenirati odnosno spriječiti adekvatnim upravljanjem.

 

Zaključno, metodološki utemeljeno i transparentno upravljanje sportskim događajima prema postulatima projektnog menadžmenta, od mega popularnih sve do natjecanja nižega ranga, glavni je preduvjet za njihovu uspješnu realizaciju.

 

Zanima Vas više o navedenoj temi?

Prijavite se na webinar koji će se održati pod vodstvom dr.sc. Luke Leška: Faze upravljanja sportskim događajima.

 

Autor: Luka Leško